L’archiviazione delle mail è un processo che prevede la memorizzazione a tempo indeterminato di tutte le mail in ingresso e in uscita dal tuo mail server.
Mentre il backup è uno strumento utile in caso di incidenti ma non per la fruizione quotidiana, l’archiviazione permette di avere una copia in linea, sempre disponibile e semplice da consultare.
L’archiviazione crea un vero e proprio database di tutte le mail in entrata e in uscita e può crescere illimitatamente. Offre strumenti di ricerca che gli utenti possono usare in autonomia per trovare con semplicità mail vecchie di anni (anche cancellate) e di cui si hanno pochi indizi.
Affidiamo l’archiviazione mail dei nostri clienti a MailStore.
E’ una soluzione flessibile che funziona con qualsiasi mail server e con qualsiasi client di posta elettronica. MailStore è la soluzione ideale di archiviazione e gestione delle email per le piccole e medie imprese nel pieno rispetto della normativa relativa al mantenimento delle conversazioni digitali.
Vantaggi:
- Veloce e facile per gli utenti, consente un accesso rapido alle informazioni archiviate, ai messaggi inavvertitamente cancellati o salvati all’interno di una cartella sbagliata.
- Autonomia degli utenti che possono recuperare senza chiedere a nessuno le loro e-mail, ottimizzando i tempi.
- Compatibile con qualsiasi server e client di posta.
- Permette la sincronizzazione anche di caselle di posta esterne come Office 365 o Google Apps.
- Nessuna email andrà persa accidentalmente o per problemi tecnici poiché MailStore è anche uno strumento di backup di tutte le email che saranno facilmente recuperabili.
- La possibilità di accedere ai messaggi di altri utenti, se si hanno i diritti, permette una semplificazione delle attività di recupero delle informazioni e riduzione, anche nel caso in cui un dipendente lasci l’azienda.
- L’archiviazione automatica dei messaggi in entrata e in uscita assicura conformità alla normativa vigente e permette di tutelarsi contro rischi legali o reclami di clienti.
- Una volta archiviate, le email possono essere eliminate dalle caselle del server di posta, ciò consente una notevole riduzione del carico dei server di posta.
Come funziona
La strategia di archiviazione di MailStore può essere personalizzata in base alle esigenze specifiche di ogni azienda. Ogni mail inviata o ricevuta viene automaticamente archiviata, identica a quella originale, in un sistema centrale.
Gli utenti accedono direttamente all'archivio della posta elettronica senza effettuare alcuna sincronizzazione con il proprio PC , possono eseguire ricerche di tutte le parole, anche all’interno degli allegati, e ripristinare facilmente le email cancellate.
Si può accedere all’archivio anche attraverso un browser, un qualunque client IMAP o tramite mobile e anche da Outlook. Inoltre si può accedere all’archivio di MailStore anche tramite un’ applicazione desktop che consente ricerche immediate.
MailStore è una soluzione che dona praticità e sicurezza ai propri utenti, riuscendo a far risparmiare tempo e garantendo la certezza di trovare le proprie mail qualsiasi cosa accada.
